پشتیبانی شبکه یعنی آحاد کارهایی که برای مراقبت و پشتیبانی کامپیوترها، شبکه و کارکرد صحیح آنان ایفا میگردد. این خدمات یا به وسیله یک نیروی متخصص فناوری اطلاعات در باطن سازمان انجام میگردد و یا به یک شرکت خدمات شبکه برونسپاری می گردد.
برونسپاری امتیازها و منافع فوق‌العاده برای کسب و کار شما به هم پا خواهد داشت. البته در حین گفتگو بر سر برقراری روابط و همکاریهای مبنی بر برون سپاری و همچنین در عرصه مدیریت این روابط، با بحران‌ها و ریسک‌های متعددی روبرو خواهید شد. در این نوشتار، هرآنچه را که برای حصول موفقیت در زمینه‌ی برون سپاری امور فناوری اطلاعات لازم است، معرفی کرده‌ایم.
برونسپاری یعنی چه؟
برونسپاری، یک فعالیت یا کنش کاری می باشد که طی آن، مسئولیت اجرای برخی عملیات‌های کاری یا فرآیندهای خدمات‌رسانی به یک شخص (یا نهاد) ثالث واگذار میگردد. در عرصه فناوری اطلاعات،فرآیندهای زیادی نظیر کلیه عملیات‌های مرتبط با فناوری اطلاعات یا قسمت‌هایی از آن ها مثلا بازیابی موقعیت مناسب بعد از وقوع فاجعه، خدمات شبکه، توسعه‌ی برنامه یا آزمون تضمین کیفیت برونسپاری میگردند.
شرکت ها، عملیات‌ها را به منابع و تأمین‌کننده‌های داخلی (در داخل کشور)، اهل یک محل (کشورهای همسایه یا کشورهای واقع در ناحیه وقتی یکسان با مبدأ) یا خارجی (در یک سرزمین دور از مرزوبوم مبدأ) برون سپاری می‌کنند. از قبل تاکنون، برونسپاری عملیات به تأمین‌کننده‌های داخلی یا هم محلی به عنوان یک راهکار جهت کاهش هزینه‌ها مورد توجه بوده است.
مزایا و هزینه های ناشی از برون سپاری
برحسب حالت و موقعیت، نوع عملیات برون سپاری تفاوت میکند؛ اما امتیازهای ناشی از آن، غالباً یک یا یک‌سری آیتم از موارد ذیل خواهد بود:
کاهش هزینه‌ها (به دلیل صرفه به مقیاس یا کاهش هزینه های نیروهای کار)
ارتقا فایده‌وری
تنوع در ظرفیت
ارتقا تمرکز بر توانمندی‌های اصلی/استراتژی
دسترسی به مهارت‌ها یا منابع
ارتقا انعطاف‌پذیری سازمان جهت حصول تطابق با حالت ناپایدار تجاری و کاری
تسریع بازه زمانی فرصت انتظار در بازار
کاهش نیاز به سرمایه‌گذاری مداوم بر زیرساخت‌های داخلی
دسترسی به ابتکار، دارایی‌های غیرمادی و رهبری کامل
ورود جریان وجه عیب گیری به باطن سازمان از طریق انتقال میزان دارایی‌ها به تأمین‌کننده‌ی جدید
برخی از نقاط ضعف احتمالی برونسپاری نیز به شرح زیر می باشند:
آهسته شدن مجال گردش
فقدان دانش زمینه‌ای یا کاری
سختی ها فرهنگی و زبانی
تفاوت در محدوده‌ی وقتی
فقدان قابلیت و امکان اجرا در اختیار گرفتن
خدمات برونسپاری
برونسپاری فرآیندهای کاری (Business Process Outsourcing یا BPO)، یک اصطلاح رایج برای برونسپاری بعضا از فرآیندهای ویژه و تخصصی در سازمان (مثل تهیه حقوق و دستمزدها) است. برونسپاری پروسه کاری، غالباً به دو گروه تقسیم می شود: برونسپاری فرآیندهای داخل دفتری (که دربرگیرنده عملیات‌های کاری داخل سازمان، مثل صدور فاکتور خرید می شود) و برونسپاری فرآیندهای برون دفتری (که مشتمل بر خدمات مرتبط با مشتری مانند بازاریابی یا پشتیبانی فنی است). بدین ترتیب تعریف، برونسپاری فناوری اطلاعات، یک زیرمجموعه از برونسپاری روند کاری به حساب می آید.
اکثر فرآیندهای برونسپاری مشتمل بر اجرای فرآیندهای استاندارد و رایج در یک شرکت هستند؛ اما برونسپاری فرآیندهای دانش‌محور (Knowledge Process Outsourcing یا KPO)، دربرگیرنده فرآیندهایی می باشد که نیازمند برخورداری از مهارت‌های تحقیقاتی، تحلیلی، فنی و تصمیم‌گیری هستند. از فی مابین آن ها می‌توانیم به تحقیق و بسط‌ی داروشناختی یا تحقیقات حقوقی اشاره کنیم.
مسئولیت برونسپاری فرآیندهای قسمت فناوری اطلاعات، بطور تام بر عهده مدیر ارشد نگهداری شبکه در یک سازمان می‌باشد. با این فعلا، غالباً از مدیران ارشد فناوری اطلاعات درخواست میگردد که در برونسپاری فرآیندهای غیرمرتبط با فناوری اطلاعات یا فرآیندهای دانش‌محور نیز شرکت کنند. علت تعیین مدیران ارشد فناوری اطلاعات برای این مسئولیت، آن است که او غالباً مهارت‌های فوق‌العاده‌ای راجع به برونسپاری دارا هستند و علاوه بر آن، فرآیندهای کاری و دانش‌محور نیز غالباً به سیستم‌های فناوری اطلاعات و روال پشتیبانی از آن ها وابسته میباشند.
متداول‌ترین راه‌ها برای ساختاربندی یک قرارداد مشارکت برون سپاری به قرار زیر میباشند:
زمان و متریال
همان گونه که از نام این مورد بر می آید، مشتریان باید حق الزحمه تأمین کننده را برمبنای زمان و متریال مورد استفاده جهت تکمیل عملیات بپردازند. از دیرباز تا کنون، این شیوه در قراردادهای طولانی مجال نگهداشت و توسعه و گسترش نرم افزار آیتم به کارگیری بوده می باشد. این مدل در شرایطی کاربرد داراست که امکان برآورد حوزه و خصوصیات خدمات رسانی به سادگی میسّر نباشد یا نیازمندی ها، با گاز تغییر تحول کنند.
قیمت گذاری واحد/ تقاضامحور:
در‌این حالت، فروشنده یک نرخ ویژه برای یک سطح معین از خدمات انتخاب میکند و مشتری، به ازای یه خرده که از آن خدمات به کارگیری کرده است، به فروشنده پول پرداخت می نماید. مثلا، در‌صورتی‌که شما خدمات برونسپاری نگهداشت دسکتاپ را برونسپاری میکنید، مشتری می بایست به ازای تعداد کاربران دسکتاپ که پایین پشتیبانی قرار می‌گیرند، به شما یک مقدار ثابت را پرداخت نماید. قیمت گذاری به ازای تعداد کاربران، از همان روزِ ابتدا پیاده‌سازی موجب ارتقا منفعت‌وری می گردد و روند چک و تطبیق هزینه‌ها را تسهیل می کند. با این حالا، پیاده‌سازی این رویکرد مستلزم اجرای یک برآورد صحیح و دقیق از حجم تقاضا و همچنین تعهد به دستکم حجم معاملات (آستانه حداقل) است.
قیمت گذاری ثابت:
برطبق این منش، قیمت و بهای خدمات در اولیهِ همکاری گزینش می‌شود. این مدل در شرایطی کاربرد دارد که تقاضا، اهداف و حوزه تخصص مشتری تماماً ثابت و مبرهن می باشد. پرداخت یک مبلغ ثابت برای امور برونسپاری شده، به زعم مشتری بسیار رضایت نصیب و ایده آل هست؛ زیرا در این صورت، هزینه‌های مربوط به این بخش قابل پیش بینی خواهند بود. بعلاوه، کارکرد این شیوه نیز در توا‌ن مطلوب واقع شد‌ه‌است؛ اما زمانی که قیمت گذاری در بازار به سوی کاهش و سقوط نیل میکند (که غالباً این رخداد می افتد)، هیچ تغییری در آن ارزش یا مبلغ ثابت رخ نخواهد داد! استناد به روش قیمت گذاری ثابت، برای فروشندگان نیز تاحدی طاقت فرسا است؛ زیرا او می بایست صرف حیث از میزان و شمار منابع موردنیاز برای رفع نیاز مشتری، به مشتری خدمات ارائه دهند و یک مبلغ ثابت و فارغ از تغییر تحول دریافت کنند. گاهاً ممکن هست بهای منابع مورداستفاده برای خدمات رسانی، از آن مبلغ ثابت فراتر رود.
قیمت گذاری متغیر:
به موجب این راه، مشتری در ازای کم هزینه ترین خدمات ارائه شده از سوی تأمین کننده، یک مبلغ ثابت پرداخت میکند؛ البته متعاقباً تأمین کننده می‌تواند به شرط ارائه سطوح بالاتر خدمات، مبلغ را تغییر‌و تحول و افزایش دهد.
هزینه + منفعت:
درین نوع قراردادها، مشتری بایستی مساوی هزینه حقیقی خدمات بعلاوه یک درصد مشخص و معلوم بهره، به تأمین کننده پول پرداخت نماید. این نوع قیمت گذاری، در عوض تغییرات وارد بر اهداف یا فناوری های یک سازمان، انعطاف پذیر نیست؛ و آنطور که شایسته و بایسته می باشد، تأمین کننده را به جهت ارائه سعی مؤثر و کارآمد، ترغیب و تشویق نمیکند.
قیمت گذاری برحسب کوشش:
در این نوع شیوه، مشتری اقدام به ارائه یک مشوق یا انگیزه مالی به تأمین کننده میکند که او را در سمت و سوی ارائه سعی باصرفه ترغیب نماید. در قبال، تأمین کننده ها نیز در صورت عدم تعهد به خدمات رسانی مطلوب، ملزم به پرداخت جریمه میباشند. قیمت گذاری برحسب سعی، غالباً در کنار یک طریق قیمت گذاری سنتی دیگر، مثل قیمت گذاری برحسب زمان و متریال یا قیمت گذاری ثابت، کاربرد دارااست. این طریق، در شرایطی کاربرد خواهد داشت که مشتریان بتوانند کارایی تأمین کننده برای سرمایه گذاری به جهت ارائه سطح های بالاتر خدمات و عملکرد را به رسمیت بشناسند. اما، کلید موفقیت آن هست که مشتری مطمئن خواهد شد که بازده های نتایج از این رابطه و همکاری، موجب قیمت افزایی فزاینده برای کسب و کارش می‌شود. در غیر اینصورت، رغبت و تمایل مشتری برای تقدیر از تأمین کننده در عوض کاری که باید ایفا دهد، کاهش پیدا میکند.